Come scrivere l'email perfetta
Potresti inviare dozzine di e-mail al giorno oppure puoi inviare solo pochi messaggi ogni settimana. In ogni caso, hai indubbiamente sperimentato il temuto blocco mentale che si verifica quando ti siedi per scrivere un messaggio a un collega, un capo, un amico o persino un conoscente e semplicemente vai in bianco. Dalla riga dell'oggetto al saluto al testo effettivo del messaggio, ci sono molti posti in cui puoi sbagliare. Ma ci sono anche alcuni modi piuttosto semplici per fare tutto bene. Le nostre istruzioni passo passo ti guideranno attraverso anche le email più complicate e presto scriverai l'email perfetta ogni volta.
La riga dell'oggetto è la prima cosa che dovresti scrivere quando scrivi un'e-mail. Scrivere l'oggetto prima di ogni altra cosa ti consente di definire esattamente di cosa tratta il messaggio, il che è utile sia per te che per il destinatario. La riga dell'oggetto dovrebbe trovare il perfetto equilibrio tra breve e descrittivo, in modo che la persona a cui stai inviando un'email abbia già un'idea di ciò di cui hai bisogno prima ancora che apra l'email. Evita di essere troppo casuale o troppo vago con l'oggetto; si desidera che sia il più semplice possibile che il destinatario ti risponda prontamente.
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Dovresti rispettare la stessa brevità che hai praticato nella riga dell'oggetto anche con il corpo della tua email. L'obiettivo è dire ciò che deve essere detto in modo conciso e segnalare chiaramente al destinatario ciò di cui hai bisogno come risposta da lui o lei. Tu, e probabilmente tutti gli altri nel tuo ufficio, ricevete troppe e-mail, quindi aiutate il destinatario rendendo le cose il più chiare possibile. Una volta che hai posto la tua domanda, è una buona idea chiarire il tempo entro il quale hai bisogno di una risposta.
Una buona e-mail fornisce solo le informazioni di cui il destinatario ha bisogno per rispondere alla tua domanda o rispondere alla tua richiesta, quindi dovresti sempre ridurre al minimo le presentazioni non necessarie e altri testi superflui. Anche se stai inviando un'email a qualcuno con cui non corrispondi regolarmente, è probabile che affermare chiaramente lo scopo dell'email fornirà un contesto sufficiente per consentire al destinatario di capire chi sei. Come un altro modo per mantenere le cose più chiare possibile, è sempre meglio fare una domanda piuttosto che diverse. Facendo solo una domanda è più probabile che tu riceva una risposta con le informazioni di cui hai bisogno, quindi puoi facilmente seguire un'altra breve email se hai bisogno di più risposte.
Se devi scrivere un'email più lunga, fai attenzione alla formattazione. Gli occhi della maggior parte delle persone si veleranno semplicemente se invii loro un muro di testo, quindi scrivi ciò che devi dire nel modo più conciso possibile, quindi suddividilo in paragrafi composti da due o tre frasi ciascuno. Ciò rende più probabile che il tuo destinatario legga effettivamente e risponda prontamente al tuo messaggio.
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Mentre rivedi il tuo messaggio prima di inviarlo, potresti essere tentato di controllare il thesaurus per i sinonimi delle parole semplici che ti sono venute in mente per prime, soprattutto se stai inviando un'email al tuo capo o a qualcun altro su cui vuoi fare colpo. Resisti a quell'impulso. Le e-mail devono essere concise e scritte in modo chiaro e non è necessario sostituire una parola semplice che fa il suo lavoro con una complicata che non useresti naturalmente nella conversazione.
Evita complimenti eccessivi, che, nella migliore delle ipotesi, occupano spazio e attenzione preziosi e, nel peggiore dei casi, possono essere letti come insinceri, soprattutto se precedono la sezione del messaggio in cui chiedi qualcosa al destinatario. Un complimento semplice e sincero va bene se lo mantieni breve, ma la moderazione è la chiave.
In particolare se il corpo della tua e-mail deve contenere più paragrafi, considera l'utilizzo del grassetto o del corsivo per enfatizzare il contenuto cruciale del messaggio. Mettere in grassetto la riga in cui condividi il tempo entro il quale hai bisogno di una risposta è un modo semplice per attirare l'attenzione del destinatario su quelle informazioni importanti e può essere una tattica particolarmente utile quando il destinatario sta leggendo il tuo messaggio sullo schermo relativamente piccolo di uno smartphone .
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Se ti aspetti una risposta, assicurati che sia facile per il destinatario contattarti. A seconda del contesto, potresti considerare di includere il tuo indirizzo e-mail, la tua estensione e persino i tuoi profili su Twitter o LinkedIn nella tua firma e-mail. In particolare nel caso dei profili dei social media, includi i link e verifica che funzionino.
Congratulazioni, sei arrivato alla fine del tuo messaggio! Quando invii un'email a qualcuno con cui parli regolarmente, non aver paura di chiudere la sessione con un tocco personale. Come per tutte le parti dell'email, la brevità è fondamentale, ma offrire un sentimento sincero alla fine del messaggio rafforza un buon rapporto e funge da collegamento tra la comunicazione online e offline.
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